اغلب افراد بر دا شتی روشن
وواضح از ار تباطات در ذهن ندا رند.
1. بعضی
ها ار تباطات را در سا زمان منحصر به مکاتب اداری وارسال ودر یا فت نا مه
ها میدا نند.
2. بعضی ها از ار تبا طات مثل تیلیفون
تلگراف و را دیو را به ذهن تدا عی میکنند.
3. بر خی ار تبا طات را در مقا بل ضوا بط
قرا رمید هند.
4. تشبیه ار تبا طات به گل آفتا
ب پر ست.
در مدیریت ، ار تبا طات عبا رت است
ازانتقال اطلاعات ، مفا هیم و معا نی بین افراد در سا زمان و منظور ما از ار تبا
طات تنها و قا یع و نظرات نیست بلکه عو اطف و احساسات را هم شا مل میشود.
تعر یف ار تباطات:
ار تبا طات عبارت از طریقه تکامل یا فته ار سال و
مر سول و تبا دله کلمات یا سمبول ها ی معنی دار در بین افراد نظام ها یا سا
زمانهای اجتما عی و همچنان میان خود نظام ها با یکدیکر میباشد.
اهمیت ار تباطات:
در یک نظام یا سازمان ار تبا طات به مثا به
سرش، چسپ میبا شد. که فعا لیت ها را استوار نگهمیدارد.در صو رتیکه در هم شکند وا
ضح است که سازمان وابسته به آن نیز از هم میپاشد . بنا برین ار تبا طات از فعا لیت
های اسا سی بوده که برای سازمان مانند خون در بدن انسان اهمیت حیاتی و اساسی دارد
که توسط آن دوام و بقای نظام تامین میگردد.
بدون ار تبا طات روابط اجتما عی تا مین نگر دیده
و بالاثر اتخاذ تصامیم و فیصله های مفید و مو ثرمشکل میشود.
درمدیریت ، ار تبا طات عبا رت از انتقال اطلاعات
، مفا هیم و معانی بین افراد در سا زمان و منظور ما از ار تبا طات تنها و قا یع و
نظرات نیست بلکه عوا طف و احسا سات را هم شا مل میشود.
ار تبا طات سا زمانی :
و جود ار تبا طات مو ثر و صحیح همواره یکی
از اجزای مهم در تو فیق سازمان به شمار آمده است.
و سایل ار تبا طات :
1. ار تبا طات کلامی:
ار تبا طات کتبی ( یادداشت ها ؛ را پورهای
رسمی ؛ قوانین و مقررات ؛ لوایح،بروشور ها)
ارتبا طات شفاهی ( جلسات حضوری مصا حبه ها
و غیره )
2. ار تبا طات غیر کلامی ( حر کات
نشانه ها )
مزایا و نوا قص ار تبا طات کتبی
مزایا
·
شواهدی از عملیات بدست میدهد
·
مرا جعات بعدی بدست میدهد.
·
امکان سو تفا هم و تفسیر و تعبیر غلط را کا هش میدهد.
نوا قص
·
برا ی گذارش های مفصل و قت زیاد مصرف میشود.
باز خورد معمو لا و جود ندارد.
·
روا بط جنیه رسمی پیدا میکند
·
مطا لب قبل از اجرا شا ید افشا شو ند.
مزا یا و نواقص ار تبا طات شفاهی
مزایا
·
سا ده است و قت کمتری را در بر میگیرد.
·
از تا خیرو کا غذ پرا گنی جلو گیری میکند
·
محبت و ر فاقت در سا زمان بو جود میآورد
·
مو جب سوئ تفاهم و بر داشت نا در ست میگردد.
نوا قص
·
هیچگو نه سا بقه ای بر جا نمیما ند.
·
در عبودازسلسله مراتب تحریف میشود.
·
با فا صله جغر فیایی زیاد کار نمیکند.
·
در با ره پاسخ های فوری نمیتوان به د قت تا مل کرد.
·
گیر نده شا ید پیغام را بر طبق بر داشت خود تفسیر کند.
مو انع ار تباطی
·
ما نع ار تبا طی عبا رت از هر نو ع عا مل یا علتی که در راه ار سال
پیام اخلال ایجاد میکند.
موا نع ار تبا طی خا رجی :به عوا مل
فز یکی اطلاق میشود که در محیط خا رج برعملیه ار تبا طی اثر میگذارد . وآ نرا مختل
میسازد
موا نع ار تبا طی دا خلیِ: عوا مل درونی که
بر اجزای مختلف عملیه ار تبا طی اثر و جر یان را قطع میکن
ار تبا طات در سا زمان
ار تبا طات رسمی
ار تبا طات رسمی در سازمان تو سط گراف
تشکیلا تی مشخص میشود.
الگوی ار تبا طی سازمان رسمی همان
است که در چارت تشکیلاتی مشخص میشود.
این الگو ها نشان مید هند که کار کنان در
سازمان چگو نه با رو سا و دیگران در تما س اند.
چا رت تشکیلا تی
مز ا یای یک چارت سازمانی قرار ذیل
تعر یف میشوند
چارت تشکیلا تی به عنوان و سا یلی برای شنا سایی
در یک چارت تشکیلاتی معمو لا به سوال ها ی زیر جواب داده میشود.
من چه کا ره ام ؟
چه و ظا یفی به عهده دا رم؟
در برابر چه مقامی مسو لیت دارم؟
کدام فرد یا افراد در برابر من مسول اند؟
سایر اعضای سازمان چه کاره اند؟
چه و ظایفی را نجام مید هند؟
در برابر کدام فرد یا افراد مسو لیت دا
رند؟
·
چا رت تشکیلا تی به عنوان و سایل بر قراری ار تبا طات و جر یان اطلا عات.
·
چا رت تشکیلا تی نما ینگر مقام و مر تبه سا زمانی.
·
چا رت تشکیلاتی به عنوان و سیله ای جهت طرح سا زمان.
جر یان ار تبا طا ت
·
ار تباط عمودی :( ارتبا ط از با لا به پا یین، ار تبا ط از پایین به بالا)
·
ار تبا ط افقی : ار تبا ط مستقیم بین افر دیکه در یک سطح قر ار
دارند
·
ار تبا ط ما یل : ار تبا ط بدون نظم خاص.
ارتبا طا ت عمو دی
·
در ار تبا طات از با لا به پا یین هدف ار تبا طات هدایت ، آ مو زش
اطلاع ابلا غ د ستو رات مقا مات ما فوق به کا ر کنان زیر دست
است
·
هدف ار تبا طات پایین به با لا ارا یه گذ ارش ، طرح پیشنهادی ادای تو
ضیخات و در خوا ست های گو ناگون است
·
در ار تبا طات پایین به با لا در صو رتی که زیر دست در یا بد که بالا د ست
نسبت به پا ره ا طلا عات عکس العمل منفی از خود نشان مید هند ، در ار سال
نوع اطلا عات امساک و با آ نرا تعد یل میکند .
·
در ار تبا طات بالا به پایین ، اگر مدیران از دادن اطلا عات ا به زیر
دستان خود داری کنند ، این امر با عث میشود که مر هو سان نسبت به آ نان بی اعتماد
شو ند و نتو انند پا سخ های صحیح و در ست به پبغا م های ار تبا طی آ نان بد
هند.
·
اطلا عا ت عمودی هم از با لا به پا یین و هم از پایین به با لا با مشکلا تی
توام است که اثر بخشی آ نرا کا هش مید هد .
مشکلا ت ار تبا طات از پا یین به با لا
·
ار تبا ط از پا یین به با لا آ هسته حر کت میکند.
·
این ار تبا طا ها د ستخو ش تغییر و پالا یش میشو ند.
·
رده های پا یین سا زما نی از بر دن مشکلا ت خود به رده های بالا تر
امتنا ع میورزند.
·
پیغام به سوی بالا د ستکاری میشود.
·
کا رمند معمو لا به آ مر خود آن چیزی را میگو ید که او به شنیدن آن را غب
است
را ه حل ها
·
کا هش دادن رده های سازمانی
·
کو تاه کر دن مسیر ار تبا طی از طر یق تفو یض اختیار .
·
ضرور دا نستن پا سخ گو یی .
پا لیسی از پا یین به بالا
·
کا ر کنا ن با ید در موا رد زیر سر پر ستان مستقیم بالا تر از خود را ا گا ه
نما یند.
·
هر مو ضو عی که سر پر ست میتوا ند از سوی رده های با لا پا سخگو شنا خته شود
.
·
هر مو ضو عیکه در ان بین وا حد ها همد ستانی نیست.
·
مو ضو عاتیکه نیاز به اندرز و راهنما یی سر پر ست یا هم ا هنگی با
اشخا ص یا وا حد های دیگر دارد.
·
هر مو ضو عیکه مدیریت عالی را قادر سازد تا کا رکرد های اقتصادی و اجتما عی را
بهبود بخشد.
ار تبا طات افقی
ار تبا طات افقی معمولا از طر یق رویه ها و
رو شها ی انجام کار در میان ا عضای وا حد ها و گرو ه های متعدد و اعضای بخشهای
متنو ع عملیاتی و پشتیبا نی بر قرار میگردد.
این نوع ارتبا طات مو جب بهبود رو حیه
اعضای سا زمان میگردد.
تو سعه بیمورد این نو ع خطوط ار تبا طی
ممکن به ایجاد نو عی ائتلاف کا ذ ب و شکل گیری گروه های غیر رسمی مخل
بیانجامد.
ار تبا طات ما یل
ار تبا ط ما یل بر نو عی را
بطه در کنار ار تبا طات افقی ( بین همر د یفان ) و ار تبا ط عمو دی ( بین مسو لان
و کار کنان ) د لا لت دارد که در آ ن طر فین ار تبا ط ،از سطح جدا گا نه وا ز دو
حو زه کاری متفا وت ، با هم به مبا دله پیا م میپر دا زند.
بهبود ار تبا طات سا ز مانی
مد یران برا ی اینکه ار تبا طات ساز مانی
مو ثری دا شته با شند با ید دو و ظیفه را انجام د هند.
·
پیام های خود را بهبود بخشند.
·
میزان درک خو د را برای فهم پیام د یگران بالا ببرند.
سا حات ار تباطات تحریری
درین بخش ارتباطات تحریری مرو ج در فاتر را
مطالعه مینما ییم ار تباطات مروج درد فا ترشامل چهار کتگوری ذیل میبا شد.
1- یادداشت های شعبوی یا
ا داری
2- را پورها و نو
شته های مر بوط بکار و فعا لیت
3- لوا یح تحریری
4- تعلیمات نا مه
ها
1-
یا دداشت ها ی داخل شعبات
یاد دا شت های شعبوی که جهت ثبت یا
انتقال پیغام در ریاشت ها و شعبات مر بوط به یک اداره بکار برده میشود
رویهمرفته با قلم تحریرمیشوند این یا دداشت ها بشکل اطلا عیه گر ده هما یی ،
اطلا عیه تغیر محل و غیره استفا ده میشود .
2-
را پو رها
بشکل یک قا عده را پور ها نظر
به یادداشت ها و مکا تیب مفصل ترطو لانی ترو رسمی میبا شد. بعضا در موا قع ضرورت
یا دداشت ها و را پورها با هم مد غم میگردد.
تعر یف را پور:
آ نچه از برسی خود درباره مو ضو عات گو
ناگون یا مشا هده های خود از از وقا یع یا منا ظر مختلف بدست میآوریم و آنه را
بدیگری با زگو مینما ییم یا بصورت کتبی مینو یسیم را پور است.
انوا ع را پور ها
1-را پور ها شخصی و غیررسمی
2-را پورهای اداری و رسمی
1-را پور ها ی شخصی و غیر رسمی
تهیه این نوع را پور ها جنبه خصوصی دا
شته نه به سفارش یا فرمان د یگری است و نه اجبا ری ، معمو لا مو لود علا قه
، کنج کا وی ، ذوق و احساس شخصی است. ما نند تهیه را پورهای گو نا گون ئر ا هنگام
تحصیل ،تنظیم ر سا له ها پا یان نا مه ها با زدید های مختلف یا ثبت و قا یع
که برای د یگری یا خود ما اتفاق افتا ده است.
2- را
پو رهای رسمی و اداری
1- را پور های رسمی هنگامی صورت میگیرد که
فرد یا افرادی ما مور تهیه ان شوند. این نوع را پور ها برای هد فی
انجام میگیرند بنا برین کیا نیکه برا ی این
منظور تعیین میشوند آنر و ظیفه مهم جدی و دشوار بشمار میآورند.
اینگو نه را پور ها مر بوط به مسایل تجارتی
، اداری ، سیاسی اجتما عی ، علمی ، صنعتی و غیره بنا برین تهیه راپور های
اداری ممکن است که اکثر کار ذو قی نبا شد و بر عکس ما مو ریت د قیق و پر زحمت و
محتا ج صرف وقت و تحمل مشکلات با شد .
مواردیکه در خصوص انها در مو سسات د ولتی را پور
تهیه میشود قرار ذیل است:
1- طرزکار گروهی از کار کنان در یک شعبه ،
اداره ، موسسه فا بر یکه ف دیپو ، و غیره
2- لزوم یا عدم لزوم تا سیس اداره یا
شعبه در محلی از همان شهر یا شهر ها وولایات وولسوالی های دیگر که برا ی آ ن مو سسه و یا سا زمان.
3- بررسی چگو نگی سرقتیکه در یک مو سسه روی
داده و یا حر یقیکه اتفاق افتا ده.
4- درباره تقاضای کارمندان یک ادره یا وزارت خا
نه یاکدام مو سسه دیگر.
5- در باره او ضا ع بحرانی و فا جعه آمیزیک منطقه
یا محل از قبیل سیل زده گی ، زلزله، جنگ، خشکیالی و غیره.
6-از بازدیدهای علمی مراکزآموزشی و غیره.
انواع راپورها از نگاه مدت زما نی
را پور ها زا نگاه مدت زمانی به دو قسم است
1- را پورهایادواری(دوره یی) 2- را پور های
اتفا قی
1- را پور ها ادواری یا دوره یی: این نوع را
پورمر بوط یکواحداداری،اداری،زراعتی،تجارتی،فرهنگی،و غیره است.که در پا یان یک
دورهو در موعد مقررو معین تهیه و تنظیم میشود. مثلا ممکن است ماها نه یا سالانه با
شد. این نوع را پورها در با ره یک مو ضوع مشخص ارا یه میگرددو تقر یبا شیوه وهدف
معین راو ثا بت داردمثلا هر شش ماه یا سال یکبارعواید و مخارج،مفاد یا ضرریک شر کت
، با نک یا یک موسسه انتفا عی دیگر ، وضع دروس پو هنتون و امثال اینها بررسی و بر
آ ورد میشود.یا از مو جودی یک گدام ارزیا بی صورت میگیردیااز تعدادمسا فران یک
شرکت مسا فربری زمینی یا هوایی ،یا وضع حمل نقل بارها در بندر گا ه ها در
بندر گا ه هایا محل د یگر را پور نمودار پیشر مت یا رکود فعا لیت ها در یک موسسه
است. ودر حقیقت تعیین کننده است زیرا بر اساس نتا یج حا صل ازین را پور ها ،مسولین
آن موسسات برای آینده طرح ریزی میکنندو نسبت به شیوه کار خود درآ ینده تصمیم
میگردد.
.2- را پور های اتفا قی: این نوع را پورجنبه منظم
و تکراری ندارد بلکه اتفا قا و بر حسب نیازیکه پیش میآید تهیه میشودمثلا در یک
اداره تصمیم میگیرد که یک شعبه را منحل کنندیا یک پروژه راواگذارنمایندو یا بر
تعداددوایرو تشکیلات مو جود بیا فزا یددرین مورد و موا رد متعدد دیگرمعمولا فرد یا
افراد بصیرو مطلع ما مور مطا لعه و تهیه را پور می شوند تا در با ره آن مطا
لب مطا لعات و مدارک لازم را جمع آوری کنندو در ضمن پیشنهاد ها ی لا زم را نیز در
را پور خودذکر کنند این قبیل را پورها ی لازم را نیز در را پور خود ذکر کنند این
قبیل را پور ها که بر حسب احتیا ج و برای مقصود خا صی تهیه میشود را پور های اتفا
قی به شما رمیا یند.
راپور های فردی وراپور های گروهی
1-را پور های فردی:این نوع را پورتو سط یکنفرتر
تیب میشود. و این به هنگامی میشود میشودکه َآ نچه با ید راپور شودمحدودو کو چک
است. و یک نفر برا ی تهیه کردن کفا یت میکندیا مطالب مورد را پور جنبه تخصصی
و فنی داردو در آ ن مو سسه بیش از یکنفر متخصص و جود ندارد یا اصولا مسو لین اکر
کسی را که برای تهیه را پور مسفرستندبیش از دیگران مسول تهیه راپور کنند خصوصاکه
اکثر دیده شده و قتی مسولیت متوجه یکنفر با شدنتیخه بهتری عاید میشودبرخی از و
سایل و امو ریکه جنبه تخصصی دارد قرار ذیل اند:مذاککره برای خریدما شین ها وابزا
رصنعتی ، مواد و ابزار طبی، انواع دوا، قرا رداد متخصص، خر ید زمین برای مو سسه و
غیره لا زم است که در چنین موارد برا یگفتگو و تهیه را پور از افراد مطلع و کار
آموزاستفاده شود
2- را پور گرو هی:در تهیه را
پورگروهی ممکن است چند نفرهمکاری کنند و ین هنگامی است که مسولان یک موسسه از نظر
اهمیت کار و نیازی به تهیه راپوربه افراد بصیر و متخصص دارد تر جیح میدهندکه بیش
از یکنفررا برای اینکار انتخاب نما یند تا همه جوا نب امرمورد بررسی ، ار زیا بی ،
بر آورد ،وبرسی ومحاسبه قرار گیرد و نتیجه مطلوب و در ست از آن به دست آیدتا بتوان
تصمیم لازم را علوم و فنون گو ناگون صا حب تجربه و تخصص با شد و مسایل فنی ،
حقو قی ، اداری ، تجارتی ،و امثال اینها را خوب بداند از نتیجه کار گرو هی بر خور
دار شد. در تهیه را پور های دسته جمعی بایدهمه خود را مسول حین تنظیم آ ن بدانند.
ار کان اساسی را پور
ار کان اساسی را پو ردر سه مطلب ذیل خلا صه
میگرد:
1-
مو ضوع را پو رچیست؟
2-
گیرنده آن کی است؟
3-
هدف از تهیه راپو رچه میبا شد؟
مو ضوع راپور از مهمترین پایه و اساس د ر تهیه را
پور است و اگر کسی بدر ستی ازآن آگاه نباشدا ونداند درباره چه نکته تحقیق میکند
هرگزدر کار خور تو فیق نخواهد یا فت. اطلاع کا مل از مو ضو ع و همچنین هدف راپور
سبب میشودکه به آ سانی و در مدت مناسب با آ گاهی تام را پورهای لازم را تهیه
و نتیجه مورد نظر را بدست آورد.
گیرنده یا گیرنده گان را پور نیزمهمم میبا
شندطوریک هدف از تهیه راپور با ید معلوم و مشخص باشدتهیه کننده بداند که برای چه
مقامی و چه منظوری به کار خود اقدام کرده است.
هدف راپور این است که برای تهیه کننده
مواردو کیفیت تحقیق و عمل ،حوزه ووسعت عمق بررسی و مخا رجیکه با یدصرف
آ ن شود را تعین مکند.و او را در انتخاب راهی که بایددر پیش گیرد یاری
مینماید.
آگا هی از هدف را پور تر را یار ی میکند که
نکات یا نکات اساسی و مهم را در تحقیق و بررسی خودباز شناسدزیرامعمولا در هر راپور
یک مساله اصلی و با اهمیت وجود داردم بقیه قسمت ها جنبه فرعی دارد.
مرا حل تهیه را پور:
الف- تجر به و مشا هده ، بررسی و مطالعه: تجر به
و مشا هده عبا رتست ازمطالعه مقد ماتی در راه های تهیه را پور .
موادووسایل راپور ، حضور در محل ، تحقیق و
ملا قات با اشخاص کسب اطلاعات از وا قعه بازرسی دفتر ها ، سا بقه ها و مدارک
مر بوط و بدست آوردن خبر های دسته اول و قا بل اطمینان و بدون وا سطه زیرا
هیچ عا ملی موثر تر از باز دید از محیطر کت ، ومحل اداره ، شر کت و محل کار
سا حهو غیره نیست
پس از مشا هده و قا یع و تحقیقات مقد ماتی
در با ره موضو ع مورد تحقیق برر سی نکات و جوانب آ ن آغاز میشود: در ین مر
حله تهیه عکس و تصویرو آ مار و تر قام واسناد و ثبت بیا نات شهود و مصا حبه با صا
حب نظران و آ گاهان تحقیق محلی رسیدگی به ا وراق و دفاتر مو سسه ر فتار اشخا صیکه
طرز فعا لیت یا کا هلی آ نان در انجام و ظیفه مو ضو ع را پور ما ست انجام میگیرد.
در مورد راپور های اداری ، را پور تر ان
از شیوه کار آ گاه اند زیرا در فو اصل معینی از زمان بان کار اقدام میکننداما در
مورد راپور های اتفا قی با ید پیش از همه چیز افرادی آ گاه و با تجر به بر گزیده
شو ند هدف از را پور را برای آنان رو شن کنند ووسا یل کار و تحقیق را فراهم
آورند و در ضمن برای آ نان اختیار کا مل و حق الزحمه کا فی بد هند تا بتواند وظیفه
خود را بخو بی و بدون طمع انجا م بد هند
ب- تهیه اسناد و مدارک: اگر از طرف
اداره یا مو سسه ای ما مو ریت یا فتیم که سا ختمان جدیدی کر ایه کنیم
یا شعبه در شهر د یگر تا سیس کنیم .
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر